Steg 3: Planlegg lansering
Før du lanserer er det lurt å sørge for at alle ansatte er godt informert om den nye ordningen. Overraskende invitasjoner på mail kan forårsake forvirring og unødvendig tidsbruk på oppklarende kommunikasjon.
Når du inviterer et nytt medlem til bedriftskontoen vil vedkommende automatisk få en invitasjon på mail med informasjon om hvordan Hyre fungerer og hvilke tilganger man har fått. Se bilde for utdrag.
For å gjøre onboardingen sømløs anbefaler vi å sende ut en kort intro mail før man legger til medlemmene. Her har vi samlet litt relevant informasjon du kan inkludere, samt et ferdig forslag til intern kommunikasjon:
Sjekk din epost
Alle ansatte mottar automatisk en mail med instruksjoner for å knyttes bedriftskontoen. De må godta invitasjonen med BankID før de kan booke og kjøre bil på bedriftens regning.
Ikke videresend invitasjonen
Hver invitasjon er unik og kan ikke deles med andre. Dersom en invitasjon sendes videre vil den ikke kunne brukes igjen, og den som mottar en videresendt invitasjon blir knyttet til feil e-postadresse.
Logg inn på din eksisterende bruker
Alle som benytter seg av Hyre, enten det er privat eller i jobbsammenheng, har kun én bruker og én innlogging med BankID. Det er først i selve bestillingsvinduet under "Betaling" at den nye bedriftskontoen er synlig i appen.
Gå til bedriftsportalen
Lanseringsmail til dine ansatte
Bruk denne mailen som en mail for kommunikasjon før de ansatte inviteres til bedriftskontoen.
Se mal herKom i gang for ansatte
Send denne PDF-en til alle ansatte for å steg for steg forklare hvordan de benytter seg av leiebil gjennom bedriftens nye bedrifskonto.
Se PDF herKom i gang som administratorer
Send denne PDF-en til alle som skal ha administratortilgang for å ta dem gjennom bedriftsportalen og alle dens smarte og tidsbesparende funksjoner.
Se PDF herOfte stilte spørsmål
Hvordan setter jeg opp en bedriftskonto med ulike kostnadssenter og avdelinger?
Dersom det er ett og samme selskap som skal bli belastet for leieforholdene kan du sette opp kostnadsnøkler som sørger for at hvert leieforhold eller faktura blir merket med riktig kostandssenter eller avdeling. Hvis fakturaen skal til ulike juridiske enheter må du sette opp to forskjellige bedriftskontoer med ulikt navn, organisasjonsnummer og adresse.
Trenger vi å holde opplæring av ansatte?
Nei, mest sannsynlig er det så lett å bruke Hyre at det kun trengs en kort introduksjon om tilbudet - noe som også er godt dekket i invitasjonsmailen som blir sendt til de ansatte når du inviterer dem til i bedriftskontoen.
